Thuiswerken (met kinderen) kansloos of toch niet?

Als leidinggevende of ondernemer wil je het bedrijf zo goed mogelijk door de Corona Crisis heen loodsen. Aan de oproep om thuis te werken wordt massaal gehoor gegeven. En thuiswerken is niet altijd makkelijk. Zeker niet wanneer de kinderen ook verplicht thuis moeten blijven van school. Het kostte een vriendin van mij, die een week in quarantaine moest, bíjna haar huwelijk. En dat zette mij aan het denken. Hierbij mijn tips voor thuiswerkende teams en medewerkers mét thuiswonende kinderen.

#1 De digitale dagstart

Begin de dag met kop koffie en een video call. (Wij bellen in via Hangout en dat werkt super!) Bespreek met elkaar de prioriteiten van die dag, en welke werkzaamheden iedereen die dag gaat realiseren. En sluit af met een dagafsluiting waarbij natuurlijk de werkzaamheden afgerond zijn.

#2 Communicatie

Je collega’s niet om je heen hebben… als je dat niet gewend bent is dat lastig. Hoe kun je toch ondanks de afstand goed met elkaar communiceren? ’t Is 2020: er zijn vele goede digitale communicatie tools, zoals Slack (instant messaging), Google Duo, Zoom (beide video conferencing), Trello en Asana (projectmanagement) om op een makkelijke en efficiënte manier met je collega’s in contact te zijn en samen te werken.

#3 Check of het goed gaat met je medewerkers

Iedereen reageert anders op een crisis. De ene medewerker gaat over tot actie, de andere raakt in paniek en de ander reageert gelaten. Houdt een goede vinger aan de pols hoe je medewerkers het thuiswerken ervaren. Studies tonen aan dat 19% van de thuiswerkers eenzaamheid ervaart.
Hoe kun je dat, naast bellen, appen en het houden van informele online momenten (tip 5), teambreed in de gaten houden? Bijvoorbeeld door tools als TeamPulse in te zetten waarbij teamleden een paar (digitale) vragen beantwoorden die jou als werkgever inzicht geeft over betrokkenheid, spirit, gezondheid en focus.

# 4: Bepaal ritme en structuur in je huishouden

Vroeger waren rust, reinheid en regelmaat heel belangrijk in de opvoeding, en dat zijn ze eigenlijk nog steeds. Maar nú helemaal omdat er in één huis naast spelen, lachen en studeren óók gewerkt moet worden! Voorzie je kinderen dan ook van een dagplanning. Scholen die hun onderwijs op afstand verzorgen zullen hier al flink in bijdragen. Zet de timer in; laat kinderen opdrachtjes van een half uur tot een uur maken om vervolgens even te laten ontspannen. En als er twee ouders in huis zijn kun je de taken prima verdelen en kan er geconcentreerd gewerkt worden.

# 5: Bepaal ritme & structuur met collega’s

Een crisis kan tot onverwachte kansen leiden. Ga ernaar op zoek! Niet achterover hangen maar inspireer je werknemers tot meedenken en tot actie. Stel tijdsblokken voor waarin geconcentreerd gewerkt kan worden; waarin appen tot een minimum wordt gehouden. En introduceer juist online videocalls om informeel bij te praten en op afstand een kop thee met elkaar te drinken.

# 6: Creëer een thuiswerk mindset met je team

Ga voor de ‘thuiswerk-mindset’. Een valkuil voor thuiswerkers is dat ze óf teveel afstand nemen óf juist onvoldoende afstand van hun werk kunnen nemen. Zorg voor een werkplek waar je goed kunt zitten met een fijne monitor en een goede stoel. Benader het thuiswerken hetzelfde als dat je ’s-ochtends naar kantoor zou gaan; sta bijtijds op, douch en ontbijt zoals je dat normaal ook zou doen. Dit draagt allemaal bij aan een vaster werkritme en meer focus op werkzaamheden. Het leidt je minder af tot ‘even een wasje draaien’ want daar is ruimte voor als de werkdag ten einde is. Werk is werk, klaar is klaar.

# 7: Keep up the fun!

Hoe kun je voorkomen dat alle negatieve berichtgeving zorgt voor afleiding?… Dat kun je niet voorkomen, we houden nu eenmaal allemaal het nieuws in de gaten. Wat je natuurlijk wel kunt doen is ervoor zorgen dat er tijd (en een plek) is voor teamspirit, werkplezier en lol! Blaas, ondanks dat het raar aanvoelt, met elkaar dat kaarsje voor de camera uit en vier online verjaardagen! Juist nu is teambuilding extra belangrijk!

# 8: Gezondheid en fitheid

’T is een feit: mensen die sporten zitten lekkerder in hun vel. Nu de sportscholen zijn gesloten, kun je prima met elkaar in gesprek gaan over hoe je gezond en fit blijft. Als er een gezinslid ziek wordt, dan ben je verder van huis. Er is ook een filmpje viral gegaan van een Nederlandse opgesloten in Italië over Vitamine C, Oftewel voorkomen is beter dan genezen!

 

Practice what you preach!

Zo ziet ons (thuis)werkritme er bij Rate.nl uit:

09.00 – 09.15 dagstart via Google Hangout & centrale Trello bord
09.15 –  11.00 concentratie blok: geen Whatsapp / Slack berichten. We bellen als het nodig is
11.00 – 11.10 koffiebreak via Google Hangout. Gewoon even bijpraten
11.10 – 12.30 concentratie blok
12.30 – 13.00 lunch
12.30 – 14.00 concentratieblok
14.00 – 14.15 google hangout: online spelletje of gewoon even je collega’s spreken
14.15 – 17.00  concentratieblok
17.15  – 17.30  dagafsluiting via Hangout

 

En uiteraard zetten we TeamPulse in: elke ochtend ontvangen alle collega’s een linkje waarmee ze hun ervaring en beleving rondom de soms lastige balans van thuiswerken & privé invullen.

Tot 1 oktober kun je kosteloos gebruik maken van TeamPulse!