Dichter op de bal zitten en impact realiseren in de teams

Zorgorganisatie ’s Heeren Loo zet zich in voor de ondersteuning van mensen met een beperking zodat zij een zo goed mogelijk leven leiden. “Onze organisatie kent drie beloftes”, vertelt HR-specialist van ’s Heeren Loo Ellen Kamphuis – Sterk: een goed leven voor de cliënt, mooi werk voor onze mensen en een duurzame manier van werken.

Dat mooie werk staat nu in de schijnwerpers: ’s Heeren Loo heeft de tevredenheid van 17.000 medewerkers gemeten middels de Mooi Werk Meter met behulp van de verbeterapplicatie van CareRate. “Deze CareRate applicatie ondersteunt ook het verbeterproces ná een meting in de teams. Om zo kortcyclisch de verbetercirkel in de teams rond te maken. Dichter op de bal zitten en impact realiseren in de teams aan de hand van een meting, daar is grote behoefte aan.”

Simpel, eenvoudig en op een slimme manier

De medewerkertevredenheid binnen ’s Heeren Loo is op een heel nieuwe manier gemeten. Geen ellenlange vragenlijsten meer en ook geen benchmark ten opzichte van hoe het was of hoe collega’s het doen. Wat dan wel? Compacte vragenlijsten over ‘eigen thema’s’ die in onze organisatie spelen; de thema’s bepalen we zelf, kunnen we naar wens zelf aanpassen en continu uitvragen.

Ellen Kamphuis-Sterk: “De werkwijze helpt om het gesprek in de teams met elkaar aan te gaan. Ons mantra is: simpel en eenvoudig verbeteren. We zijn een hele grote organisatie en willen op een slimme manier erachter komen wat het werk nu echt mooi maakt. Met CareRate verzamelen we direct en gericht feedback op een overzichtelijk aantal thema’s. We krijgen snel inzicht in hoe het ervoor staat.

Na de cijfers begint het pas

Bij CareRate stopt het niet met een rapport. Er zit een hele filosofie achter, namelijk dat verbeteren pas echt lukt als je alle stappen doorloopt. Dat betekent starten met Plan/Do/Check/Share (meten is weten), maar net zoveel aandacht besteden aan Act en Share. “Juist deze laatste twee stappen zijn zinvol. Onze teams en leidinggevenden gaan nadenken: Wat vertelt deze data nu, en wat gaan we daar vervolgens mee doen (Act)? We bespreken de resultaten tot in de teams. Ieder team reflecteert op de resultaten en vormt ideeën om tot concrete verbeteracties te komen. Doel is om de verbetercyclus rond te maken, daarvoor blijven we met elkaar in gesprek. Echt verbeteren aan de hand van een meting is uiteindelijk het hardst nodig willen we verder komen. De CareRate applicatie faciliteert deze stappen.

“Het gesprek met elkaar biedt kansen voor ontwikkeling. CareRate faciliteert ons daarbij.”

De verbetercyclus is pas rond als verbeteringen worden gedeeld, want dan kunnen we er intern van leren (Learn). Door verhalen/successen met elkaar te delen (Share) inspireer je elkaar niet alleen, een oplossing bij het ene team kan mogelijk ook toegepast worden in een ander team. “Wij bedienen 15 regio’s. Als een team in Noordwijk bezig is om bijvoorbeeld de werk-privébalans beter te krijgen, dan wil je dat ze daar in Monster ook van leren.

Het systeem van CareRate is gericht op maximale kennisoverdracht. Iedere leidinggevende heeft een eigen verbeterbord en de verbeterborden zijn zichtbaar voor iedereen. Daardoor neemt het lerend vermogen van de organisatie toe. Tegelijkertijd kun je zien waar het eventueel stokt in verbeterprocessen en waar extra hulp nodig is. Dat past ook bij de Lean- en OGSM (Objectives, goals, strategies, measures)-methode.”

Parels

De respons op de Mooi Werk Meter was 53%. “We zijn daar heel blij mee. Het is de bedoeling dat regio’s en teams het kortcyclisch verbeteren steeds meer zelf gaan oppakken voor de thema’s waar zij mee bezig zijn, zodat we samen impact kunnen maken.

Het is fijn dat er in deze meting ook aandacht is voor wat goed gaat en wat wij kunnen verbeteren binnen de organisatie, benadrukt Ellen. “Die parels, daar wil je er meer van. Ze inspireren en maken enthousiast. En dat hebben we heel hard nodig in deze tijd waarin het moeilijk blijft om mensen aan te trekken en te behouden.”

Flexibiliteit

’s Heeren Loo is erg te spreken over de flexibiliteit van CareRate. “Als we morgen een nieuwe meting willen dan passen we de vragen zelf aan. We kunnen ook andere metingen doen, bijvoorbeeld naar de cliënttevredenheid. Het is mogelijk om heel gericht naar onze doelgroepen te luisteren en dus ook heel gericht te verbeteren. We hebben een tool in handen waarmee we echt impact kunnen maken.”

Projectmedewerker binnen het HR-specialistenteam van ’s Heeren Loo Mi Sook de Bruin vult aan: “Bij het opzetten van de Mooi Werk Meter zijn we van A tot Z door het team van Rate.nl begeleid. De betrokkenheid en creativiteit waren enorm. Er waren veel aanpassingen nodig om alles werkbaar te maken voor ons als grote organisatie. We zijn daarin tot in de details door het team ondersteund. De eerste stap is gezet en we blijven nauw verbonden met Rate.nl. Er zijn interessante innovaties in de maak. We zijn enthousiast en benieuwd!”