simpel, eenvoudig en slim

De medewerkertevredenheid binnen ’s Heeren Loo is op een heel nieuwe manier gemeten. Geen ellenlange vragenlijsten meer en ook geen benchmark ten opzichte van hoe het was of hoe collega’s het doen. Wat dan wel? Compacte vragenlijsten over ‘eigen thema’s’ die in onze organisatie spelen; de thema’s bepalen we zelf, kunnen we naar wens zelf aanpassen en continu uitvragen.

Ellen Kamphuis-Sterk: “De werkwijze helpt om het gesprek in de teams met elkaar aan te gaan. Ons mantra is: simpel en eenvoudig verbeteren. We zijn een hele grote organisatie en willen op een slimme manier erachter komen wat het werk nu echt mooi maakt. Met CareRate verzamelen we direct en gericht feedback op een overzichtelijk aantal thema’s. We krijgen snel inzicht in hoe het ervoor staat.

Na de cijfers begint het pas

Bij CareRate stopt het niet met een rapport. Er zit een hele filosofie achter, namelijk dat verbeteren pas echt lukt als je alle stappen doorloopt. Dat betekent starten met Plan/Do/Check (meten is weten), maar net zoveel aandacht besteden aan Act en Share. “Juist deze laatste twee stappen zijn zinvol. Onze teams en leidinggevenden gaan nadenken: Wat vertelt deze data nu, en wat gaan we daar vervolgens mee doen (Act)? We bespreken de resultaten tot in de teams. Ieder team reflecteert op de resultaten en vormt ideeën om tot concrete verbeteracties te komen. Doel is om de verbetercyclus rond te maken, daarvoor blijven we met elkaar in gesprek. Echt verbeteren aan de hand van een meting is uiteindelijk het hardst nodig willen we verder komen. De CareRate applicatie faciliteert deze stappen.

De verbetercyclus is pas rond als verbeteringen worden gedeeld, want dan kunnen we er intern van leren (Learn). Door verhalen/successen met elkaar te delen (Share) inspireer je elkaar niet alleen, een oplossing bij het ene team kan mogelijk ook toegepast worden in een ander team. “Wij bedienen 15 regio’s. Als een team in Noordwijk bezig is om bijvoorbeeld de werk-privébalans beter te krijgen, dan wil je dat ze daar in Monster ook van leren.

Het systeem van CareRate is gericht op maximale kennisoverdracht. Iedere leidinggevende heeft een eigen verbeterbord en de verbeterborden zijn zichtbaar voor iedereen. Daardoor neemt het lerend vermogen van de organisatie toe. Tegelijkertijd kun je zien waar het eventueel stokt in verbeterprocessen en waar extra hulp nodig is. Dat past ook bij de Lean- en OGSM (Objectives, goals, strategies, measures)-methode.”

Parels

De respons op de Mooi Werk Meter was 53%. “We zijn daar heel blij mee. Het is de bedoeling dat regio’s en teams het kortcyclisch verbeteren steeds meer zelf gaan oppakken voor de thema’s waar zij mee bezig zijn, zodat we samen impact kunnen maken.

Het is fijn dat er in deze meting ook aandacht is voor wat goed gaat en wat wij kunnen verbeteren binnen de organisatie, benadrukt Ellen. “Die parels, daar wil je er meer van. Ze inspireren en maken enthousiast. En dat hebben we heel hard nodig in deze tijd waarin het moeilijk blijft om mensen aan te trekken en te behouden.”